Beschäftigte*r (d/m/w) - 50 % Arbeitszeit

• Drittmittelverwaltung: Drittmittelkontenführung; Belegführung; Budgetüberwachung und gesamte Dokumentation und (digitale) Aktenverwaltung; Mitwirkung an der Erstellung von Verwendungsnachweisen für den Drittmittelgeber; Kommunikation mit Mittelgeber; Überprüfung und Auslegung der Förderrichtlinien; Verhandeln und Erarbeiten von Verträgen sowie Ausschreibungen und Vergabeempfehlungen

• Stipendien: Prüfung von Bewerbungsunterlagen nach vorgegebenen formalen Kriterien, Anfertigung von Verträgen, Auszahlung und Verwaltung von Stipendien, Studierendenkommunikation und -beratung (Dt / Eng)

• Organisation und Durchführung von Einführungsveranstaltungen für internationale Studierende mit Abschlussziel und Angeboten im kulturellen Bereich; Prüfung der Fördermöglichkeit durch den Drittmittelgeber; Abrechnung gegenüber dem Mittelgeber; Erfassung und strukturierte Dokumentation aller relevanten Informationen für die Teilnehmenden und den Mittelgeber; Kommunikation mit den Studierenden; Erstellen, Führen, und Pflege von Datenbanken

• Unterstützung der Teamleitung im Tagesgeschäft: Posteingang, Anfertigung und Aktualisierung von Informationsmaterial und Präsentationen (Dt / Eng), Anfertigung von Musterschreiben, Dateneingabe, Erstellen von Listen und Verteilern

• Sekretariatsaufgaben: Bestellungen, Personal

• Vorausgesetzt werden eine abgeschlossene Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten oder eine adäquate kaufmännische Ausbildung (z.B. Fachangestellte*r für Bürokommunikation).
• Vorausgesetzt werden gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, idealerweise sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Voraussetzung sind gute Kenntnisse der universitären Strukturen, insbesondere der Verwaltungsstruktur an der TU Berlin.
• Voraussetzung sind haushaltsrechtliche Kenntnisse.
• Voraussetzung sind eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit sowie Freude an Kommunikation.
• Voraussetzung sind sehr gute IT-Kenntnisse, insbesondere der gängigen MS-Office Programme und Outlook sowie die Fähigkeit und Bereitschaft, sich in weitere Softwareprogramme und Datenbanksysteme einzuarbeiten.
• Idealerweise verfügen Sie über eine gute Auffassungsgabe, Organisationsgeschick, Verantwortungsbewusstsein, eine sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise, auch unter Zeitdruck.
• Idealerweise verfügen Sie über eine ausgeprägte Serviceorientierung sowie ein ausgeprägtes Maß an Teamfähigkeit und sozialer Kompetenz.
• Idealerweise verfügen Sie über Erfahrungen in der Büroarbeit und Mittelverwaltung von DAAD-Projekten.

Ihre Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer mit den üblichen Unterlagen ausschließlich per E-Mail (zusammengefasst in einem PDF-Dokument, max. 5 MB) an Leonie Dornbusch (studentmobility@international.tu-berlin.de).

Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann. Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten gem. DSGVO finden Sie auf der Webseite der Personalabteilung: https://www.abt2-t.tu-berlin.de/menue/themen_a_z/datenschutzerklaerung/.

Zur Wahrung der Chancengleichheit zwischen Frauen und Männern sind Bewerbungen von Frauen mit der jeweiligen Qualifikation ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die TU Berlin schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit. Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten und mit Migrationshintergrund sind herzlich willkommen.